Snel schakelen

In het najaar van 2023 zijn ons label, Q-Talent en DC Klinieken gaan schakelen. Het contact tussen Aron Stam, manager SIC, en accountmanager Bart Gerards was snel gelegd. Kort daarna zijn we met elkaar ‘om tafel gaan zitten’ waarbij de uitdagingen waar we voor stonden in kaart werd gebracht. Om bereikbaarheid te waarborgen was extra capaciteit, 200-250 uur, per week noodzakelijk. Een lastige klus om op korte termijn te regelen, zeker in een tijd waar goed personeel schaars is. Zeker in de zorg.

Ons label, Q-Talent greep deze uitdaging met beide handen aan en in korte tijd stonden er zes slimme young professionals (talenten) klaar om tijdelijk te ondersteunen. De talenten hebben zich het werk goed eigen gemaakt, de samenwerking opgezocht met de collega’s van DC Klinieken en de SIC een grote dienst bewezen door zoveel werk te verzetten. Een prachtig idee van talent Abder werd ingevoerd en liet zien dat de young professionals nadenken om werkprocessen te verbeteren.

Aron vertelt: ''Op de helpdesk beantwoordden we vele vragen van patiënten. Op het moment dat we zelf patiënten belden, kregen we niet altijd gehoor en spraken we keer op keer de voicemail in met hetzelfde ‘riedeltje’. Dit kostte tijd en was erg repeterend. Abder, één van de young professionals, kwam met het idee om een standaardtekst op te nemen die we met een druk op de knop konden activeren. Briljant idee om een volledig geautomatiseerde voicemailinspraak zo in te zetten.''

Een frisse aanpak

Eén van de andere talenten, Lisa, is na de operationele ondersteuning op het SIC doorgestroomd als projectleider bij Q-Consult Zorg. Een nieuw ontwerp van de belboom was nodig die gebruiksvriendelijk en logisch is voor medewerkers met de juiste afboekcodes op de plek waar de medewerker zich op dat moment bevindt.

De logging structuur is door Lisa helemaal omgegooid. Het is beter neergezet en omvatte voorheen te veel overige categorieën waar onze collega’s op dat moment in het belproces geen waarde had. Samen met een stafondersteuner heeft Lisa dit opgepakt. Lisa pakte hierin de lead als projectleider.

Duurzame impact

Aron vertelt: “Het succes van dit project en de kracht van Lisa is dat zij is begonnen op de helpdesk en met de voeten in de klei heeft gestaan. Hierdoor kon ze op een heel laagdrempelige manier én met kennis van het operationele belproces goed overweg met onze collega’s en wist ze heel goed wat wel of niet werkt. Het resultaat is een geoptimaliseerde inrichting waar veel draagvlak voor is geweest. Vervolgens heeft ze op basis van brondata de hele powerBi naar een volgende stap gebracht”.

Slimme capaciteit en expertise

‘’Wat ik absoluut een mooi aspect van de samenwerking vind is net die stap extra, maatwerk, persoonlijke aandacht en heldere communicatie. Daarbij hebben ze mij goed geholpen in het bieden van extra slagkracht om de bereikbaarheid te waarborgen. Gaandeweg kwamen we  complexere inrichtings- en optimalisatie vraagstukken op ons pad waar de expertise van Q-Consult Zorg goed van pas kwam. De kennis van het operationele proces en het opdoen van ervaring door met je voeten in de klei staan maakte deze samenwerking succesvol. Laagdrempelig, dichtbij de medewerkers staan en het kunnen vertalen naar een oplossingsrichting.  Kortom, DC Klinieken is heel erg geholpen met de inzet van slimme capaciteit én expertise. Voor ons absoluut een reden om in de toekomst vaker met elkaar samen te werken.’’