Digitalisering en de beoogde transformatie

“Meer zorg bieden aan meer patiënten, met minder mensen. Met behoud van de kwaliteit, toegankelijkheid en betaalbaarheid. Dat is de grote uitdaging waar ons ziekenhuis voor staat”, aldus Sandra De Jong-Beers, één van de projectleiders binnen het programma. “Digitalisering is een belangrijke randvoorwaarde van de beoogde transformatie. We willen alles wat digitaal mogelijk is voor de patiënt technisch in orde maken. De afgelopen twee jaar hebben we belangrijke toepassingen in gebruik genomen zoals digitale post, e-consult en videoconsult en gewerkt aan thuismonitoring. Alle Noordwesters kunnen deze ontwikkelingen volgen op een speciaal ontwikkeld dashboard.”

Heldere ambitie

Het motto van het ‘Digitaal gastvrij ziekenhuis’ programma is: digitaal aanbieden waar het kan en dit ontwikkelen met eigen medewerkers. De betrokkenheid van collega’s van de zorgafdelingen is volgens Sandra een belangrijke sleutel tot succes. “De key-users, die op elke afdeling of eenheid zijn benoemd in de periode dat de organisatie over ging op het patiëntendossier Hix, zijn onze eerste aanspreekpunten bij het oppakken van digitaliseringsmogelijkheden. Daarnaast leiden we 70 digicoaches op in groepen van tien. Dit doen we in-company op onze Noordwest Academie, samen met Q-Consult Zorg en Q-Academie. De laatste groep start in februari 2023. De ambitie is dat iedere afdeling of eenheid binnen het ziekenhuis een digicoach krijgt.”

Draagvlak

Sandra is trots op de digitale ambities en het draagvlak hiervoor binnen het ziekenhuis. “Nadat het plan van aanpak was goedgekeurd, konden we snel schakelen. Onze Noordwest Academie, de afdeling finance en de mensen van Q-Consult Zorg dachten goed mee. Hierdoor waren het opleidingsprogramma en het schema voor de trainingsdagen snel georganiseerd. Q-Consult Zorg is een fijne sparringpartner, die ook meedenkt over bijvoorbeeld de rolbeschrijving voor de digicoaches.

Zelfvolwassenheid

De landelijke coalitie ‘Digitaal vaardig in de zorg’ definieert een digicoach als een digitaal- en didactisch vaardige medewerker die veiligheid creëert voor de digitale starter, de leervraag verheldert, leermiddelen zoekt en collega’s ‘on the job’ coacht om stap voor stap vaardiger te worden. “In twee trainingsdagen voeden we de digicoaches met de benodigde kennis en bouwen we samen aan hun coachings- en didactische vaardigheden”, aldus Jeroen Mol, adviseur digitalisering van zorg en gezondheid bij Q-Consult Zorg. “Daarna zetten we in op verdere ontwikkeling met onder andere supervisie en persoonlijke coaching. Dit sluit aan op de zelfvolwassenheid die nodig is om je team goed te kunnen begeleiden in dit veranderproces.”

Persoonlijke inzichten

“Onze zorgmedewerkers besteden hun tijd het liefst aan zorg en aandacht voor patiënten,” legt Sandra uit. “Zelf vragen ze niet zo snel om hulp en daarom maken we deze nu laagdrempelig op de werkvloer beschikbaar. Het kan bijvoorbeeld zijn dat mensen moeite hebben met de basis van het elektronisch patiëntendossier. Prik daar maar eens doorheen. Hierin biedt de training veel toegevoegde waarde. Je krijgt ook persoonlijke inzichten aangereikt, naast het besef dat helpen veranderen veel meer is dan instructie geven.”

Jeroen benadrukt het belang van communicatie. “Daar zoomen we tijdens de training nadrukkelijk op in. Wat voor communicatiestijl hanteer je? Wat doet dat met de persoon tegenover je? Dat zorgt voor oh ja-momenten met herkenning waardoor mensen echt aanhaken. Ze ervaren de voordelen van de training voor zichzelf en voor het helpen van anderen.”

Ambassadeurs

Sandra vindt het ontzettend leuk om met zo’n diverse groep te mogen samenwerken. “Van collega’s die er met een open vizier instappen tot mensen met concrete ideeën over de invulling van hun rol. Het is mooi om hen te zien groeien en het onderlinge contact levert waardevolle resultaten op. Zo heeft een collega van facilitair een Powerpoint-presentatie gemaakt die iedereen kan gebruiken. Er zijn al allerlei initiatieven voor ‘digimarkten’ en ‘blijf vitaal-weken’. Ook zien we al dat digicoaches een ambassadeursrol oppakken voor het programma. De digicoaches gaan binnenkort aan de slag om voor hun eigen afdeling in kaart te brengen hoe het gaat en wat er nodig is om de digitale mogelijkheden optimaal te benutten.”

Vaste plek

De tijd is het grootste knelpunt, concludeert Sandra. “Mede door de werkdruk en het grote tekort aan zorgpersoneel heb je elkaar keihard nodig. Het is een hele klus voor de unithoofden om de ruimte voor digicoaching te creëren in het rooster. Het primaire proces gaat voor, maar mag geen excuus worden. Als de nood aan de man is, bespreken we dit en zoeken we samen naar oplossingen.” Wanneer is het project voor haar geslaagd? “Als eind 2023 de geschoolde groep digicoaches een vaste plek heeft in de organisatie en structureel zichtbaar is in de roosters. We zijn al heel goed op weg om dit te realiseren!”