HMC gaat aan de slag met datagedreven werken

"We weten nu waar we met datagedreven werken heen willen, welke stappen daarbij horen en in welke volgorde”, zegt Saskia Maassen-Brandt, Manager Planning & Control en Business Intelligence bij HMC. Om daar te komen, ging ze met haar team niet over één nacht ijs. “De afgelopen jaren hebben we veel aandacht besteed aan het op orde brengen van “de basis”. We hebben ons oude datawarehouse uitgefaseerd en een robuuster en gestructureerder datawarehouse geïmplementeerd.

Inzet van dashboards

In het afgelopen jaar hebben we de overstap gemaakt naar HiX 6.3 Standaard Content en zijn we begonnen met maken van nieuwe dashboards, bijvoorbeeld rondom capaciteitsplanning. Dat zijn stappen in datagedreven werken: daarbij gaat het om hergebruik - of secundair gebruik - van data om tot inzichten te komen. We hadden echter behoefte aan meer richting, want je kunt met datagedreven werken zo veel kanten op en het is onmogelijk om alles in één keer te doen. ''Ik wilde een stip op de horizon, voor het team, maar ook voor de organisatie. En laten zien waar we naartoe werken.

Praatplaat als conversatiestarter

Saskia besloot hierbij een externe adviesorganisatie te betrekken, die ervaring heeft met verander- én datatrajecten in de zorg en kwam zo uit bij Q-Consult Zorg. Een oude bekende, want in 2021 was adviseur Els Roorda van Q-Consult Zorg al betrokken bij de uitfasering van het oude datawarehouse. Zij pakte ook deze vervolgopdracht op, samen met haar collega’s Nina Koper en Erik den Teuling. “Voor mij was dit een droomopdracht”, vertelt Els. “Ik had al veel ervaring met Business Intelligence en wilde die graag inzetten om met een meer strategische blik naar data te kijken. Dat kon nu.”

Samen met het BI-team van HMC gingen de adviseurs van Q-Consult Zorg aan de slag. Els: “Nog maar weinig ziekenhuizen hebben zo’n traject doorlopen, dus we moesten hier zelf het wiel uitvinden. Het was even puzzelen: hoe vliegen we dit aan? Ter voorbereiding hebben we een ‘praatplaat’ ontwikkeld, die visueel weergeeft wat je met datagedreven werken zou kunnen en wat dat dan oplevert voor patiënten, professionals en zorgorganisaties. Zodat je weet waar je het met elkaar precies over hebt. Datagedreven werken is namelijk zo breed, dat het bijna een containerbegrip is.''

“Daarnaast hebben we in de voorbereiding gekeken naar stakeholders”, vervolgt Els. “Wie moeten we meenemen in dit traject, wie heeft welke rol? In een dergelijk proces is het belangrijk om veel draagvlak te creëren. Dit betekent dat je tijdsinvestering vraagt van bijvoorbeeld artsen die ook al de HiX-implementatie op hun bord hebben en zorgmedewerkers die al overlopen. Je wilt mensen niet te veel belasten, maar wel goed meenemen.”

In lijn met het Integraal Zorgakkoord

HMC focust op de inzet van datagedreven werken om capaciteit – bijvoorbeeld van bedden, artsen, verpleegkundigen – efficiënter in te richten én passende zorg te bieden. “Dat sluit goed aan bij het Integraal Zorgakkoord”, zegt Saskia. “Dat is niet helemaal toevallig, want we zijn in de hele sector aan het kijken hoe we dezelfde zorg kunnen bieden, terwijl de personeelstekorten oplopen''.     

Goede basis

Inmiddels heeft ook de raad van bestuur zijn goedkeuring aan de datastrategie gegeven en kan de uitvoering beginnen. “We zijn bezig met de governance”, zegt Saskia. “Met dataproducten alleen kom je er niet; je moet processen aanpakken en werken aan bewustwording welke rol de organisatie heeft in het meedenken bij de ontwikkeling en het implementeren van producten. Ook goed registreren is belangrijk. Dat betekent leren om anders te werken. We staan voor een meerjarenproces. Nu staat er al een goede basis. We weten wat we willen en hoe we daar willen komen. Zonder Q-Consult Zorg was dit niet op deze manier gelukt. Omdat we er zelf de tijd niet voor hadden. Maar ook de kennis, de brede kijk op data en de ervaring die Els en haar collega’s inbrachten, is heel waardevol gebleken.”